Czynności w formie aktu notarialnego z reguły nie są dokonywane „od ręki”, gdyż akt taki musi zostać przygotowany. Zdarza się, że niektóre krótsze akty w rodzaju testamentu powołującego spadkobiercę do całości spadku, umowy majątkowej małżeńskiej czy niekiedy pełnomocnictwa, są przygotowywane i dokonywane na poczekaniu (jeżeli notariusz akurat nie jest w trakcie innej czynności lub nie przygotowuje się do niej). Zazwyczaj jednak przygotowanie aktu, wraz z analizą dokumentów i stanu faktycznego, a często również z oceną czynności pod kątem przepisów czy orzecznictwa, zajmuje kilka godzin, a przy czynnościach skomplikowanych i nietypowych nawet więcej. Wbrew spotykanym niekiedy opiniom, nie sprowadza się to do „podstawienia danych do wzoru”, bo każdy przypadek jest inny, przepisy są zmienne i coraz bardziej rozbudowane, a każdy notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za sporządzane przez siebie akty notarialne.

Ze względu na powyższe, na czynności zawierane w formie aktu notarialnego umawiamy się zazwyczaj na konkretny termin, z wyprzedzeniem (zwykle kilkudniowym), po zgromadzeniu i dostarczeniu przez Państwa dokumentów. O tym czy i jakie dokumenty są do danego aktu potrzebne, dowiadujecie się Państwo na wstępie, zazwyczaj przy pierwszej rozmowie.

Nierzadko słyszę pytanie: czy wystarczy że przyjdę i podpiszę przygotowany wcześniej akt? Otóż nie wystarczy. Akt notarialny przed podpisaniem musi być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą – stwierdzenie tego niekiedy nie jest łatwe. Jeżeli nie jestem w pełni przekonany, że treść jest rzeczywiście zrozumiała dla strony i zgodna z jej wolą, aktu nie mogę sporządzić.

Samo odczytanie i podpisanie aktu wraz z wydaniem jego wypisów nie trwa długo – w mojej Kancelarii, przy umowach dotyczących nieruchomości zwykle do godziny. Niekiedy dłużej, jeżeli strony w trakcie umowy negocjują i zmieniają jej zapisy, albo gdy mają wiele pytań. Przy krótkim akcie (jak umowa majątkowa małżeńska czy pełnomocnictwo), samo jego odczytanie i podpisanie zwykle nie przekracza kilkunastu minut – w takim przypadku więcej czasu trwa rozmowa z klientami, wyjaśnienie im znaczenia dokonywanej czynności i odpowiedzi na pytania.