Przy dokonaniu czynności notarialnej (nie tylko aktu notarialnego), notariusz ma obowiązek stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności.

Jakie dokumenty potwierdzają tożsamość

Stwierdzenie tożsamości powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a dokumentami potwierdzającymi tożsamość, zgod-nie z polskimi przepisami są: dowód osobisty, paszport, a dla obywateli innych państw, poza ww. dokumentami wydanymi przez władze tych państw, również karta pobytu wydana przez polskie władze. Dokumentem tożsamości nie jest m.in. prawo jazdy czy legitymacja studencka, jednakże mogą one również okazać się przydatne, o czym niżej.

Dokument tożsamości musi być ważny, czyli termin, na jaki został on wydany, nie może być w dniu dokonania czynności przekroczony (zdarza się, że klient nie jest świadomy, że termin ważności jego dowodu czy paszportu już minął) i powinien zawierać aktualne dane. Zmiana danych zawartych w dowodzie osobistym (innych niż adres zameldowania, który od 2015 r., nie podlega już ujawnieniu w dowodzie) powoduje, iż dowód podlega unieważnieniu, które następuje po upływie 4 miesięcy od zajścia zmian, o ile wcześniej nie wydano nowego dowodu (zgodnie z art. 50 ustawy o dowodach osobistych). Jeżeli zmiana danych zawartych w dowodzie polega na zmianie nazwiska wskutek zawarcia związku małżeńskiego, a strona czynności nie ma jeszcze nowego dowodu (np. niezwłocznie złożyła wniosek o jego wydanie, ale jeszcze go nie uzyskała), notariusz może ustalić jej tożsamość na podstawie dotychczasowego dowodu (o ile nie został jeszcze unieważniony) wraz z odpisem skróconym aktu małżeństwa, który potwierdza zmianę nazwiska.

Ponadto, zawarte w dowodzie tożsamości zdjęcie powinno pozwalać zidentyfikować osobę, dla której dokument wydano. Zdarzają się przypadki, w których nie jest to łatwe – jeżeli od wykonania zdjęcia minął dłuższy czas, a wygląd tej osoby istotnie się zmienił (przy czym zmiana wizerunku twarzy posiadacza dowodu w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza również stanowi podstawę wydania nowego dowodu).

Również uszkodzenie dowodu osobistego w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza jest podstawą do wydania nowego dowodu. Niektóre rodzaje uszkodzeń dokumentu, nawet jeśli nie eliminują możliwości odczytania z nich danych posiadacza, mogą powodować, że dowód czy paszport przestają być dokumentem w formie przepisami przewidzianej. Przykładowo, według mnie nie jest już dokumentem tożsamości połamany dowód osobisty czy podarty paszport, nawet, jeżeli zostały następnie sklejone (taśmą, klejem – widywałem różne przypadki). Na podstawie takich przedmiotów nie stwierdzam tożsamości, mimo, że dane posiadacza fizycznie da się odczytać z tych dwóch lub więcej sklejonych części.

Stwierdzenie tożsamości bez ważnych dokumentów

W braku odpowiednich dokumentów, wedle przepisów Prawa o notariacie, notariusz również może stwierdzić tożsamość, ale powinien to uczynić „w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej”. Przepis ten zostawia spore pole do interpretacji i bywa stosowany różnie. Może mieć zastosowanie przykładowo, jeżeli w czynności bierze udział osoba notariuszowi znana osobiście na tyle, że nie widzi on potrzeby ustalania jej tożsamości w oparciu o dokumenty. Może być pomocny również, gdy na podstawie zdjęcia z dowodu czy paszportu trudno stanowczo stwierdzić tożsamość danej osoby – okazanie przez nią dodatkowo np. prawa jazdy czy innych dokumentów, pozwala niekiedy wyeliminować wątpliwości. Podobnie, gdy np. minął przewidziany w dowodzie termin jego ważności – zdarza się (nie jest to reguła), że w takiej sytuacji okazanie innego dokumentu, czy oświadczenia  innych stron czynności (w szczególności rodziny osoby, której dowód uległ „przeterminowaniu”) wyłączą wątpliwość co do określenia tożsamości tej osoby. Nie każdą jednak czynność notarialną można w ten sposób dokonać – w wielu wypadkach, notariusz na podstawie przepisów szczególnych jest zobowiązany zidentyfikować stronę czynności w oparciu o dokument tożsamości.