Akt notarialny jest szczególną formą dokonania czynności prawnej – np. zawarcia umowy, a zarazem jest dokumentem sporządzonym przez notariusza w sytuacji, gdy takiej właśnie formy wymaga przepis prawa lub gdy taka jest wola stron.

Niektóre czynności prawne (np. sprzedaż czy darowizna nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu), muszą być dokonane właśnie w formie aktu notarialnego, gdyż wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów polskiego prawa. Przykładowo zgodnie z art. 58 Kodeksu cywilnego umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.

Jest to o tyle istotne, że  jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę szczególną (np. formę aktu notarialnego), czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Przykładowo zatem, umowa sprzedaży lub darowizny nieruchomości zawarta w formie zwykłej pisemnej jest nieważna z mocy prawa i nie wywołuje skutków – własność nie przechodzi na nabywcę i nie zostanie on ujawniony w księdze wieczystej.

Można by zapytać, dlaczego ustawa wymusza dla określonych umów i czynności prawnych obowiązkową formę aktu notarialnego pod rygorem nieważności – dlaczego nie możemy sprzedać własnego domu bez tych formalności i wizyty u notariusza? Spotkałem się już oczywiście z poglądami, że służy to wyłącznie temu, żeby notariusze, inni prawnicy i sądy mieli zajęcie, ale nie jest to właściwa odpowiedź. Wymóg formy aktu notarialnego przede wszystkim zapewniać ma bezpieczeństwo obrotu prawnego – pewność, że czynność prawna faktycznie została dokonana i to prawidłowo, przez uprawnione do tego osoby (przykładowo, że osoba sprzedająca jest faktycznie właścicielem nieruchomości) i zgodnie z przepisami. Dlatego właśnie dokumentowanie niektórych czynności prawnych, choćby z zakresu obrotu nieruchomościami (które zwykle mają znaczną wartość, a nierzadko stanowią dorobek kilku pokoleń) powierzono podmiotom zajmującym się tym zawodowo i zobowiązanym do dochowania w swym działaniu szczególnej staranności – notariuszom. Notariusz ma obowiązek zweryfikować m.in. tożsamość osób czynność dokonujących, ich uprawnienie do dokonania danej czynności (np. tytuł prawny do nieruchomości), ma także czuwać nad zgodnością czynności z prawem (dlatego musi prawo to znać, a w obliczu częstych jego zmian, swoja wiedzę na bieżąco aktualizować) i zabezpieczać słuszne interesy stron i innych osób, dla których czynność może wywoływać skutki prawne.

Jeżeli formy aktu notarialnego wymaga umowa dotycząca np. nieruchomości, to również pełnomocnictwo czy zgoda małżonka do zawarcia takiej umo-wy muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego – również z uwagi na bezpieczeństwo obrotu (notariusz sporządzający umowę musi mieć pewność, że pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości udzielone zostało faktycznie przez osobę będącą jej właścicielem). Nie dotyczy to części przypadków, gdy pełnomocnictwo udzielane jest za granicą, ale ten temat poruszony zostanie szerzej w innym wątku.

Poza obrotem nieruchomościami, formy aktu notarialnego wymaga wiele innych czynności, choćby z zakresu prawa spadkowego, jak testament z zapi-sem windykacyjnym (testamenty z innymi rozrządzeniami również mogą, ale nie muszą być sporządzane przy udziale notariusza – o tym napiszę szerzej w innym wątku), umowa zrzeczenia się dziedziczenia, protokół z przyjęcia oświadczenia o odrzuceniu spadku (oświadczenie to można skutecznie złożyć także przed sądem), niektóre czynności z zakresu prawa spółek handlowych, jak umowy i statuty oraz ich zmiany, protokoły obejmujące uchwały walnych zgromadzeń spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych, a ponadto m.in. również umowy majątkowe małżeńskie.

Zdarza się również, że strony chcą nadać formę aktu notarialnego czynności, dla której forma taka nie jest wymagana przez przepisy – np. umowie najmu nieruchomości, umowie sprzedaży samochodu czy też udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (zgodnie z przepisami dla tej ostatniej czynności wystarczająca jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi). W takim wypadku zawsze uprzedzam klientów, że przepisy takiej formy nie wymagają, ale jeżeli takie jest ich życzenie (przykładowo ze względu na znaczną wartość umowy), umowa tego rodzaju oczywiście może być zawarta w formie aktu notarialnego.

Zgodnie z przepisami, oryginały aktów notarialnych (te z podpisami stron i notariusza) muszą zostać w kancelarii notarialnej, w której zostały sporzą-dzone. Po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii, notariusz przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Klienci, właściwe sądy i urzędy dostają zatem nie oryginały aktów, ale ich wypisy i odpisy (z pieczęcią i podpisem notariusza), przy czym wypis jest dokumentem o mocy prawnej oryginału.